Belge Numaralandırma
Teklif, sipariş, RFQ ve diğer belge türleri için otomatik numara formatlarını yapılandırın.
Belge Numaralandırma
Gloyd'da oluşturduğunuz her kayıt — teklifler, siparişler, RFQ'lar, kişiler (kontaklar), ürünler ve projeler — RFQ-2026-00001 gibi otomatik bir sıra numarası alır. Bu numaraların formatı, Ayarlar → Belge Numaralandırma (arayüzde "Döküman Numaralandırma") sayfasından belge türü bazında yapılandırılabilir; böylece numaralarınız ekibinizin ve muhasebe sürecinizin alıştığı düzene uyar.
Varsayılan Formatlar
Organizasyonunuz oluşturulduğunda her belge türü için kullanıma hazır bir yapılandırma tanımlanır. Varsayılanlar size uyuyorsa ek bir ayar yapmanız gerekmez:
| Belge türü | Desen | Örnek | Sayaç sıfırlama |
|---|---|---|---|
| Kişi | {PREFIX}-{SEQUENCE} | CT-000001 | Hiçbir zaman |
| Ürün | {PREFIX}-{SEQUENCE} | PRD-000001 | Hiçbir zaman |
| Teklif | {PREFIX}-{YEAR}-{SEQUENCE} | QT-2026-00001 | Yıllık |
| Sipariş | {PREFIX}-{YEAR}-{SEQUENCE} | ORD-2026-00001 | Yıllık |
| Proje | {PREFIX}-{YEAR}-{SEQUENCE} | PRJ-2026-0001 | Yıllık |
| RFQ | {PREFIX}-{YEAR}-{SEQUENCE} | RFQ-2026-00001 | Yıllık |
Desen Değişkenleri
Numara formatı bir desen ile tanımlanır. Numara üretilirken desendeki her değişken güncel değeriyle değiştirilir:
| Değişken | Çıktı | Örnek |
|---|---|---|
{PREFIX} | Yapılandırdığınız ön ek | RFQ |
{YEAR} | 4 haneli yıl | 2026 |
{YEAR_SHORT} | 2 haneli yıl | 26 |
{MONTH} | 2 haneli ay | 01 |
{DAY} | 2 haneli gün | 15 |
{SEQUENCE} | Sıfır dolgulu sayaç | 00001 |
{SEQUENCE:N} | Özel dolgu uzunluklu sayaç | 0001 (N=4) |
Farklı desenlerin ürettiği sonuçlara birkaç örnek:
| Desen | Çıktı |
|---|---|
{PREFIX}-{YEAR}-{SEQUENCE} | RFQ-2026-00001 |
{PREFIX}-{SEQUENCE} | CT-000001 |
{PREFIX}-{YEAR}{MONTH}-{SEQUENCE} | DOC-202601-0001 |
Format Özelleştirme
- Ayarlar → Belge Numaralandırma sayfasına gidin. Her belge türü; mevcut desenini, ön ekini, son üretilen numarayı ve sayacın güncel konumunu gösteren bir kart olarak listelenir.
- Değiştirmek istediğiniz belge türünü açın.
- Ön eki (ör.
ORDyerineSIP), numara formatını (desen), ayırıcı karakterini (varsayılan-) ve sıra uzunluğunu (varsayılan 5 hane) düzenleyin. - Bir sıfırlama dönemi seçin: hiçbir zaman, yıllık, aylık veya üç aylık.
- Önizleme örneğini kontrol edin — sayfa, kaydetmeden önce bir sonraki numaranın nasıl görüneceğini gösterir.
Otomatik numaralandırma, aynı sayfadan belge türü bazında açılıp kapatılabilir.
Sayaçlar Nasıl Davranır?
- Bağımsız sayaçlar. Her belge türünün kendi sayacı vardır — 200. teklifiniz sipariş numaralarınızı etkilemez.
- Sıfır dolgusu. Sayaç, yapılandırılan uzunluğa göre sıfırla doldurulur: uzunluk 5 ise 42. numara
00042olarak yazılır. - Dönemsel sıfırlama. Yıllık sıfırlamada 2027'nin ilk teklifi
QT-2027-00001olur; aylık sıfırlamada sayaç her ay yeniden başlar. Sıfırlama kullanıyorsanız desende bir tarih değişkeni ({YEAR}veya{YEAR}{MONTH}) bulundurun; böylece yeniden başlayan sayaç hiçbir zaman mükerrer numara üretmez. - Manuel sıfırlama. Sayacı ayarlar sayfasından kendiniz de sıfırlayabilirsiniz — örneğin numaraları harici bir sistemle eşitlemek için.
- Teklik. Bir numara, aynı belge türü içinde asla tekrarlanamaz; sistem bunu sıfırlamalarda ve manuel girişlerde dahi garanti eder.
Manuel Numara Girişi
Bir belge türü için manuel giriş etkinleştirilmişse, numara otomatik üretilmek yerine elle yazılabilir. Manuel numaralar mevcut numara kayıtlarına karşı doğrulanır — kullanımda olan bir numarayla çakışamaz — ve manuel giriş işaretiyle kaydedilir.
Formatı Değiştirince Ne Olur?
Format değişiklikleri yalnızca değişiklikten sonra oluşturulan belgeleri etkiler. Üretilen her numara, üretildiği anda bir numara kütüğüne yazılır; bu nedenle daha önce verilmiş numaralar olduğu gibi kalır — ORD-2026-00012 numarasıyla oluşturulmuş bir sipariş, ön eki sonradan SIP yapsanız bile ORD-2026-00012 olarak kalır. Yapılandırma değişikliklerinin kendisi de denetim geçmişine kaydedilir (ne değişti, kim değiştirdi, ne zaman); böylece numaralandırma izi her zaman takip edilebilir.
İpuçları
- Sıfırlama kullanıyorsanız tarih değişkeni ekleyin — Yıllık veya aylık sıfırlamayı
{YEAR}ya da{YEAR}{MONTH}ile birlikte kullanın; sayaç yeniden başlasa bile numaralar birbirinden ayırt edilebilir kalır. - Ön ekleri muhasebe kodlarınızla uyumlu seçin — Numaralar faturalarda ve dış yazışmalarda göründüğü için, muhasebe sisteminizdeki belge kodlarıyla aynı ön ekleri kullanmak mutabakatı kolaylaştırır.
- Formatı baştan netleştirin — Format değişiklikleri yalnızca yeni belgeleri etkilediğinden, düzeni işin başında belirlemek numara serilerinizin tutarlı kalmasını sağlar.
- Önizlemeyi kontrol edin — Kaydetmeden önce sayfadaki önizleme örneğine bakarak bir sonraki numaranın beklediğiniz gibi görüneceğinden emin olun.
İlgili Rehberler
- Teklif Yönetimi — teklif numaralarının pratikte kullanımı
- Sipariş Yönetimi — sipariş numaraları ve sipariş yaşam döngüsü
- RFQ Yönetimi — tedarik döngüsünde RFQ numaraları