Sipariş Yönetimi

Gloyd'da siparişler, tedarik zincirinin en kritik aşamasını oluşturur. Satın alma siparişleri (PO) ve satış siparişleri (SO) aynı platform üzerinden yönetilir ve tekliflerden otomatik olarak dönüştürülebilir.

Sipariş Türleri

Satın Alma Siparişi (Purchase Order — PO)

Tedarikçilerinize verdiğiniz siparişlerdir. Siz alıcı konumundasınız.

• Genellikle bir RFQ değerlendirmesi veya teklif kabulünün ardından oluşturulur
• Tedarikçiye e-posta ve/veya portal üzerinden iletilir
• Tedarikçinin onayı (acknowledgement) beklenir

Satış Siparişi (Sales Order — SO)

Müşterilerinizden gelen siparişlerdir. Siz satıcı konumundasınız.

• Müşteriniz bir teklifi kabul ettiğinde otomatik olarak oluşturulabilir
• Müşteri portalından doğrudan sipariş oluşturulabilir
• Sizin onayınız ve sevkiyat süreciniz başlar

Sipariş Oluşturma

Manuel Sipariş Oluşturma

1. Sol menüden Siparişler sayfasına gidin.
2. Yeni Sipariş butonuna tıklayın.
3. Sipariş türünü seçin: Satın Alma veya Satış.
4. Müşteri veya tedarikçiyi seçin.
5. Sipariş kalemlerini ekleyin:
   • Ürün / parça numarası
   • Miktar
   • Birim fiyat
   • Teslim süresi
   • İndirim (varsa)
6. Teslimat ve ödeme koşullarını belirleyin.
7. Fatura ve sevkiyat adreslerini seçin.
8. Kaydet veya Gönder butonuna tıklayın.

Tekliften Dönüştürme

Kabul edilen bir tekliften sipariş oluşturmak en yaygın yöntemdir:

1. Teklif detay sayfasında Siparişe Dönüştür butonuna tıklayın.
2. Teklifteki tüm kalem bilgileri otomatik olarak aktarılır.
3. Gerekirse miktarları düzenleyin (kısmi sipariş oluşturabilirsiniz).
4. Sipariş oluşturun.

Teklif ile sipariş arasındaki bağlantı korunur ve her iki belgede de referans olarak görüntülenir.

Sipariş Durumları

Durum	Açıklama
draft (Taslak)	Oluşturuluyor, henüz gönderilmedi
pending (Onay Bekliyor)	Gönderildi, karşı tarafın onayı bekleniyor
confirmed (Onaylandı)	Karşı taraf siparişi onayladı
processing (İşleniyor)	Hazırlık ve üretim aşamasında
shipped (Sevk Edildi)	Malzeme sevk edildi
delivered (Teslim Edildi)	Malzeme teslim alındı
cancelled (İptal)	Sipariş iptal edildi

Durum Akışı

draft → pending → confirmed → processing → shipped → delivered
                                                    → cancelled

• Taslak aşamasında sipariş serbestçe düzenlenebilir.
• Onay bekliyor durumunda karşı tarafın yanıtı beklenir.
• Onaylandı durumundan sonra sipariş kalemlerinde değişiklik yapılamaz.
• Sipariş, teslim edildi veya iptal durumuna ulaşana kadar aktif kabul edilir.

Sipariş Onayı (Acknowledgement)

Sipariş gönderildikten sonra karşı tarafın onay vermesi beklenir.

Satın Alma Siparişinde

• Siz siparişi tedarikçiye gönderirsiniz.
• Tedarikçi, portaldan veya e-posta ile siparişi onaylar veya reddeder.
• Onay sırasında tedarikçi teslim tarihini güncelleyebilir.

Satış Siparişinde

• Müşteri siparişi oluşturur (portal veya teklif kabulü ile).
• Siz siparişi inceleyerek onaylar veya reddedersiniz.
• Onay sonrası sipariş işleme alınır.

Sevkiyat ve Teslimat Takibi

Sipariş onaylandıktan sonra sevkiyat süreci başlar. Gloyd'da sevkiyat durumu ayrı bir yaşam döngüsüyle takip edilir.

Sevkiyat Durumları

Durum	Açıklama
none (Beklemede)	Henüz sevkiyat başlamadı
packed (Paketlendi)	Malzeme paketlendi, sevke hazır
shipped (Sevk Edildi)	Kargoya/nakliyeye verildi
partially_fulfilled (Kısmi Teslimat)	Siparişin bir kısmı teslim edildi
delivered (Teslim Edildi)	Tamamı teslim alındı

Sevkiyat Akışı

none → packed → shipped → partially_fulfilled → delivered
                        → delivered

Sevkiyat Bilgileri

Her sevkiyat kaydı için aşağıdaki bilgiler girilebilir:

• Kargo firması / Taşıyıcı — Aras Kargo, UPS, DHL vb.
• Takip numarası — Kargo takip kodu
• Sevk tarihi — Malzemenin sevk edildiği tarih
• Tahmini teslim tarihi — Beklenen varış tarihi
• Sevk edilen kalemler — Hangi ürünlerin ne miktarda sevk edildiği
• Notlar — Sevkiyat ile ilgili ek bilgiler

Kısmi Sevkiyat

Bir siparişin tamamını tek seferde sevk edemiyorsanız, kısmi sevkiyat yapabilirsiniz:

1. Sipariş detay sayfasında Sevkiyat Ekle butonuna tıklayın.
2. Sevk edilecek kalemleri ve miktarları seçin.
3. Kargo bilgilerini girin.
4. Kaydedin.

Kısmi sevkiyat yapıldığında sipariş durumu partially_fulfilled olarak güncellenir. Tüm kalemler sevk edildiğinde otomatik olarak delivered durumuna geçer.

Portal Üzerinden Sevkiyat Güncelleme

Tedarikçileriniz, portal üzerinden sevkiyat bilgilerini doğrudan güncelleyebilir:

• Kargo firması ve takip numarası girişi
• Sevk tarihi bildirimi
• Sevk edilen kalem ve miktarların belirtilmesi

Bu bilgiler platformunuzda anlık olarak güncellenir ve ilgili ekip üyelerine bildirim gönderilir.

Fatura Bağlantısı

Siparişler, fatura kayıtlarıyla ilişkilendirilebilir:

• Bir sipariş için bir veya birden fazla fatura oluşturulabilir (kısmi faturalama).
• Fatura bilgileri sipariş detay sayfasında görüntülenir.
• Fatura durumu sipariş takibinde de yansıtılır.
• PDF fatura oluşturma ve e-posta gönderimi desteklenir.

Sipariş Filtreleme ve Arama

Sipariş listesinde gelişmiş filtreleme yapabilirsiniz:

• Tür — Satın alma veya satış
• Durum — Taslak, onay bekliyor, onaylandı, sevk edildi vb.
• Müşteri/Tedarikçi — Belirli bir firma
• Tarih aralığı — Oluşturulma veya son güncelleme tarihi
• Tutar aralığı — Minimum ve maksimum sipariş tutarı
• Etiketler — Atanmış etiketler

İpuçları

• Tekliften dönüştürme kullanın — Manuel veri girişini azaltır ve belge zincirini korur.
• Sevkiyat bilgilerini güncel tutun — Müşterileriniz portal üzerinden takip yapabilir.
• Kısmi sevkiyatı aktif kullanın — Büyük siparişlerde hazır olan malzemeyi bekletmeyin.
• Onay sürecini takip edin — Onay bekleyen siparişler için hatırlatma e-postaları gönderin.
• Etiketler kullanın — Acil siparişler, büyük projeler gibi kategoriler için etiket oluşturun.